Zeiterfassung webbasiert WORKFLOW - Webmodule für NovaTime

Zeiterfassung webbasiert Mitarbeiter Workflow

MA- Ein-/Ausgabe über Internet/ Intranet per Microsoft Internet Explorer oder Netscape-Navigator möglich. Die Softwareoption Workflow bietet jedem (berechtigten) Mitarbeiter umfangreiche Informationen über z. B. Mitarbeiterjournal, Lohnkonten, Urlaubskonten, Jahresübersicht. Der genaue Umfang kann über die Systemeinstellungen festgelegt werden.

Zusätzlich besteht für die MA die Möglichkeit der Eingabe / Korrektur von Fehlzeiten, Kommen, Gehen, Dienstgänge, Überstundenberechtigungen, Arztgängen und Zeitkorrekturen. Der MA erhält Realtime-aktuelle Informationen über Mitarbeiterjournal, Lohnkonten, Urlaubskonten, Jahreskonten usw.

Der gewünschte Umfang der Informationen wird über die Systemeinstellungen festgelegt. Der Umfang der Eingabe-/Korrekturmöglichkeiten ist einstellbar und gruppenweise konfigurierbar.

Die Mitarbeiter können nur die für sie zugelassenen Möglichkeiten nutzen. Jeder Mitarbeiter kann dabei nur auf seine eigenen Daten zugreifen. Rückinformation über Genehmigung / Ablehnung durch Vorgesetzten oder Beauftragten.

Informations- und Korrekturmöglichkeiten für den Vorgesetzten / Zeitbeauftragten

• Realtime-aktuelle Informationen über beantragte Planungen / Korrekturen der Mitarbeiter.
• Entscheidungsmöglichkeiten genehmigen - ablehnen - offenlassen.
• Rückinformationen an Antragsteller, Personalbüro usw.
• Möglichkeit der Weiterleitung der Anträge an Stellvertreter. Jeder Vorgesetzte kann die Daten seiner Mitarbeiter (z.B. seiner Abteilung, einer Kostenstelle usw.) überprüfen und nach Bedarf überarbeiten, Anträge genehmigen oder ablehnen, Bemerkungen weiterschicken und auch sämtliche Listen zur Auswertung erstellen.
• Der Vorgesetzte kann über eingehende Anträge seiner Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigt werden.
• Mit dem integrierten Genehmigungsverfahren können sämtliche Anträge von den Vorgesetzten bearbeitet werden. Der Weg zum papierlosen Büro ist geebnet.

Papierloses Genehmigungsverfahren - Mitarbeiterebene

Die Mitarbeiter können zu jedem Antrag Mitteilungen mitschicken - einfacher als eine E-Mail, da NovaTime den kompletten Versand erledigt.

Der Mitarbeiter sieht zu jeder Zeit den aktuellen Genehmigungsstatus (offen, genehmigt, abgelehnt) so dass sich zeitaufwendiges Nachfragen erübrigt. Bei 2 Genehmigern (z. B. Abteilungsleiter und Personalabteilung) werden beide Stati angezeigt. Zur Vereinfachung erhält jeder einen Hinweis per E-Mail, wer, wann, was beantragt bzw. genehmigt hat.

Der Mitarbeiter kann seinen Vertreter selbst auswählen. Das Antragsverhalten kann gesteuert werden, wenn der Vertreter in der beantragten Zeit eine Fehlzeit hat oder aber der Mitarbeiter bereits selbst eine Vertretung übernommen hat.

In der Jahresfehlzeitenkartei eines Mitarbeiters, der Vertretung übernommen hat, erscheinen die entsprechenden Tage mit einer Kennzeichnung.

Das Genehmigungsverfahren bietet viele Vorteile:

• Zeit- und Kostenersparnis, da keine Nachfragen mehr notwendig sind, keine Anträge quer durch den Betrieb geschickt werden müssen und womöglich noch verschiedene Abteilungen durchlaufen müssen.
• Einfachheit und gute Nachvollziehbarkeit
• Aufwändige Pflegetätigkeiten werden durch reine Kontrolltätigkeiten ersetzt, da sozusagen jeder Mitarbeiter seine Daten durch die Antragsstellung selbst pflegt.

Papierloses Genehmigungsverfahren - Vorgesetztenebene

Der Vorgesetzte erhält den Antrag im Browser, genehmigt, lässt offen oder lehnt ab und kann ebenfalls Kommentare eingeben.

Die Vetreterfunktion ist auf der Genehmigungsebene sehr flexibel einstellbar. Wenn z.B. ein Genehmiger eine Fehlzeit hat wird der eingerichtete Vetreter automatisch zum Genehmiger. Wenn ein Genehmiger sich nicht selbst genehmigen darf, kann kann im Personalsatz ein spezieller Genehmiger für die Mitarbeiter hinterlegt werden (Übersteuerung).

Bis zu 30 Genehmigerstufen mit Reihenfolge können hinterlegt werden. Auch kann unterschieden werden, ob nur einer oder mehrere Verantwortliche einen Mitarbeiterantrag genehmigen müssen.

Für jede Buchungsart kann man festlegen, welche Genehmiger in welcher Reihenfolge für diese Buchungsart zuständig sind.

Durch die freie Parametrierung der Buchungsarten können diese unterschiedlichen Genehmigungsstufen und -personen zugeordnet werden. Damit ist es möglich, dass z.B. der Buchungsgrund Urlaub nur dem Verantwortlichen der Personalabteilung zur Genehmigung vorgelegt wird.

Die Personalabteilung verlagert ihren Tätigkeitsbereich von der Datenpflege hin zur Kontrolle, da die Daten der Anträge im Moment der Genehmigung automatisch ins System übernommen werden. Es muss nichts mehr nachbearbeitet werden.

Intranet/Internet-Terminal - Option

Mit dieser Option kann jeder Mitarbeiter direkt vom Arbeitsplatz aus über das Internet/Intranet buchen und so z.B. seine Arbeitszeit ganz einfach verschiedenen Projekten oder Kostenstellen zuordnen. Es ist auch die optimale Lösung für die Einbindung von Filialen mit nur sehr geringer Mitarbeiteranzahl.

Egal ob Sie irgendwo im Hause an einer Workstation oder auf Dienstreise sind, sie können leicht und schnell Ihre Buchungen erfassen. Da die Buchungen ebenso über das Internet erfolgen können, können auch weit entfernte Filialen, die keinerlei Anbindung an das Firmennetzwerk haben, mit in die Zeiterfassung integriert werden.

Da sämtliche Wege zu den Hardware-Geräten wegfallen, ist diese Option auch das ideale Mittel um Kostenstellenbuchungen vorzunehmen.

Über 5 frei definierbare Tasten können Kontenstände wie z.B. Saldo, Resturlaub oder Überstunden abgefragt werden. Die Nachfragen im Personalbüro minimieren sich somit erheblich.